Как упростить себе удаленную работу?

Дата публикации: 17 апреля 2020

Их довольно много – планировщики, облачные хранилища, тайм-трекеры, например. 

Всего пятой части россиян, согласно последним опросам, по душе удаленная работа. Причин много – дети, стоящий рядом холодильник, домашние животные, что-то еще – все эти факторы могут вести к рассеянности и мешают сконцентрироваться на рабочих задачах.  

Самоорганизоваться дома действительно может быть куда труднее, чем в офисе, где перед вами уже есть стандартный набор инструментов, необходимых для нормальной работы. Но и здесь есть ряд сервисов, способных облегчить нелегкую участь работающих удаленно. Попробуем перечислить самые базовые.  

Облачные хранилища 

Гораздо проще работать, когда все твои документы собраны в одном месте, и доступ к ним можно получить в любое время с любого устройства – компьютера, смартфона, планшета. «Облака» давно стали полноценной альтернативой обычным жестким дискам, сложностей тут две: как правило, доступный бесплатно объем пространства в них ограничен (15-20 Гб), что вряд ли устроит работающих с видеофайлами, и вторая – опасения за сохранность данных. Но тут уж придется выбирать между удобством использования и степенью своего доверия к оператору хранилища. Основные сервисы здесь – Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox, OneDrive. 

Облачные документы 

Вообще подобного рода продукты называют «сервисами совместного редактирования документов». Их немало: «Google Документы/Таблицы/Презентации», iWork от Apple, Dropbox Paper, Quip, Office 365. Проще и дешевле всего работать через сервисы Google – их документы бесплатны и сразу интегрированы в Google Drive, что позволяет не задумываться о местах хранения. Ограничение по «весу» составляет 15 Гб, что для текстовых файлов совсем немало, хватит на несколько лет использования. Объем при этом всегда можно увеличить, но уже за плату. Кроме того, благодаря облачным офисным пакетам никакая передача файлов тоже не потребуется – достаточно предоставить доступ к документу коллеге, просто отправив ему ссылку.     

Корпоративные мессенджеры 

Во многих рабочих коллективах все общение строится через обычные мессенджеры вроде Skype, Telegram или даже WhatsApp, а иногда даже через соцсети или, по-старинке, через корпоративную почту в Outlook, например.  

Но на самом деле все они – за исключением Outlook, конечно, – предназначены прежде всего для личного общения. Telegram, например, только совсем недавно позволил своим пользователям группировать каналы – разделять их по темам и контактам, например. Однако эта возможность не способна удовлетворить весь спектр потребностей, которые нужны работникам тех или иных компаний.  

Довольно давно уже существуют более удобные и специализированные инструменты, которые каждая организация может адаптировать под себя. Главный и самый популярный из них – Slack. Но есть также Microsoft Teams, Mattermost, Rocket.Chat, Flowdock. Их функции очень похожи – все они дают возможность как общаться с коллегами лично, так и создавать специальные группы/каналы, обмениваться файлами, интегрировать другие сервисы – планировщики или почту, например.  

Но основным их преимуществом все же остаются закрытые группы/каналы. Благодаря им бухгалтеры, например, могут создать там свой чат, юристы – свой, копирайтеры – свой, топ-менеджеры – свой. Или завести каналы под определенную задачу, добавив в число участников только тех, кто над ними работает. Какие-то функции вообще можно автоматизировать благодаря им – например, если взять редакцию СМИ, то тот же Slack дает возможность «прикрутить» к какому-либо каналу все падающие сообщения об ошибках или опечатках на сайте, о багах, комментарии к статьям вывести в отдельный канал, чтобы удобнее было их модерировать.  

По сути, подобные мессенджеры полностью заменяют собой то, чем ранее была корпоративная почта. Да, и еще в некоторых из них есть также функция групповых видеозвонков. Единственный минус – все они платные. Точнее, их полноценные версии. 

Почтовые сервисы 

Если же у вас все процессы по-прежнему идут через почту, то и здесь есть различные инструменты для оптимизации. Email-клиентов в последние годы появилось довольно много, и основная функция большинства из них – с умом сортировать ваши входящие письма. То есть вы можете добавить в них все свои почтовые адреса – корпоративный, личные, если у вас их было несколько, и клиент займется сортировкой. Вот несколько заслуживающих внимания названий: AirMail, Edison Mail, eM Client, Thunderbird, PostBox.  

Недавно стали появляться более продвинутые сервисы вроде Spike или Spark. Они сохранили весь спектр функций обычных «сортировщиков» и добавили к ним новые. Например, цепочки писем теперь можно сортировать под список контактов, а контакты – объединять в группы. В итоге получается некое переходное звено между Slack и Outlook – почта остается вроде как прежней, но при должных настройках ее можно превратить в подобие мессенджера. Да, и тут функции видеозвонков тоже есть. 

Видеочаты 

Конечно, на фоне глобальной самоизоляции все уже успели услышать о приложении Zoom,в марте-апреле 2020 года вышедшем в топы Google Play и AppStore. И, возможно, многие также слышали о многочисленных уязвимостях, в нем найденных. Кто-то обнаружил, что хакеры могут получить доступ к корпоративным данным, кто-то просто смог незаметно подключиться к чужим закрытым конференциям и записать их.  

При этом пока что Zoom остается наиболее популярным видеосервисом для групповых звонков. И для этого есть несколько причин, первая из которых – простота использования. Zoom – облачный сервис, поэтому он не предъявляет особых требований к системе – он может работать как из приложения, так и из браузера, достаточно просто перейти по ссылке на конференцию, которую вам прислали. Высоких запросов к оперативной памяти тоже особо нет – облачные технологии позволяют сервису незаметно снижать качество видео, если интернет или «железо» слабоваты. Настраивать тоже практически ничего не надо. Достаточно знать только кнопки «включить/выключить» видео или звук. 

Есть и достойные конкуренты – Hangouts Meet и Duo от Google, Meet Now от Skype, Teams от Microsoft, WebEx от Cisco, WeChat от Tencent, WhatsApp, опять же, - все запустили и групповые видеозвонки тоже. Но какие-то сервисы менее функциональны, какие-то вообще не имеют бесплатной версии или платные стоят дороже. Но некоторые из них так же просты – Zoom, запущенный еще в 2013-м, просто подсуетился раньше.   

Планировщики, менеджеры задач и проектов 

Здесь все сильно зависит от статуса работника и специфики деятельности компании. Сервисов по оптимизации рабочих процессов сейчас огромное количество, и выбирать стоит какой-то один, отвечающий большинству ваших запросов.  

Например, менеджеры задач вроде Notion, Todoist или Any.Do в первую очередь позволяют руководителю проекта, отдела или компании в целом делегировать задачи подчиненным и следить за их исполнением. Также они исполняют роль своеобразного органайзера, поскольку с их помощью вы можете структурировать свой список дел (в том числе по дому).  

Менеджеры проектов – Asana, например, пригодятся, если у вас проектная работа – например, рекламные кампании. В них удобно ставить сроки исполнения каждой стадии проекта, а затем отслеживать, кто и как выполняет (или не выполняет) свою работу.  

Ну и планировщики-доски – Trello и MeisterTask. Очень простой и удобный инструмент как для проектной работы, так и для делегирования. Преимущество досок в том, что вы сами можете адаптировать их под нужные вам задачи. Например, если вам не так важно, кто из сотрудников отдела должен выполнить конкретную работу, просто повесьте карточки с описанием задач и сроком исполнения, и пусть подчиненные сами «перетягивают» их на себя.  

Есть еще целый мини-офис – Basecamp. Его обширный функционал предназначен прежде всего для компаний, немалая часть работы которых проходит на удаленке. Он объединяет в себе мессенджер, доски, менеджер проектов, облачное хранилище, и судя по отзывам, делает это довольно успешно. Только вот он довольно дорог – от 99 долларов в месяц. С другой стороны, если рассматривать его в качестве альтернативы «физическому» офису со стоимостью аренды и прочего, то эта сумма совсем не высока.     

Самоорганизация 

Довольно важная штука в условиях удаленной работы. Прежде всего, конечно, нужно подумать о том, какие вещи позволят вам оставаться сосредоточенным в течение рабочих часов. Уединение? Офисная одежда? Чистое место перед компьютером? Строгое следование офлайн-распорядку дня? Всем этим стоит заняться в первую очередь. 

Если этого все же мало, и тут есть онлайн-сервисы, которые могут пригодиться. Прежде всего это тайм-трекеры вроде Klokki, Timely, Time Doctor, Toggl и Harvest. Рядовому сотруднику компании они помогут более адекватно оценить свою эффективность и производительность, руководителю, сомневающемуся в удаленной продуктивности своих подчиненных, – проследить, чья «напряженная» работа из дома результата не приносит.  

Какие-то трекеры максимально просты – там сотрудники, по сути, сами следят за собой, отмечая время начала и конца работы над чем-то, а в какие-то можно интегрировать менеджеры проектов и планировщики, описанные выше. И это вполне может показать реальные данные – кто работает слишком медленно, кто гораздо продуктивнее коллег, и так далее. А если эти данные еще открыты для всех, то и стимулов работать лучше, возможно, тоже прибавится.

Поделиться: